Heredaste un sistema sin documentación: qué hacer primero

1. Asegura los accesos

Antes que cualquier cambio, confirma que la empresa tiene los accesos a todo lo que hace funcionar el sistema, a su nombre y no al de una persona:

• El servidor o la cuenta de nube donde corre.
• El dominio y el correo asociado a él.
• La base de datos.
• El repositorio del código fuente, si existe.
• Las cuentas de servicios externos: facturación electrónica, pasarelas de pago, tiendas de apps.

2. Haz un respaldo completo y comprueba que se puede restaurar

Un respaldo que nunca se probó no es un respaldo. Copia el código y la base de datos, y levántalos en otro entorno para comprobar que el sistema arranca con esa copia. Ese mismo entorno sirve después para hacer cambios sin tocar producción.

3. Diagnóstico: qué hay y en qué estado está

Con el sistema corriendo en una copia, se revisa qué tecnologías usa y si siguen teniendo soporte, cómo está organizado el código, qué partes son críticas para la operación y dónde están los riesgos de seguridad más evidentes. El resultado es un documento corto con el mapa del sistema y una lista de problemas ordenada por riesgo.

4. Decide: mantener, mejorar o reemplazar

Con el diagnóstico en la mano recién se puede decidir con datos. La mayoría de las veces el sistema se puede mantener: se documenta, se corrigen los riesgos más graves y se sigue mejorando por partes. Reescribir desde cero es la opción más cara y la más riesgosa, y conviene solo cuando la tecnología ya no tiene soporte o cuando cada cambio cuesta más que rehacer el módulo.

5. Que no vuelva a pasar

La causa de fondo es que el conocimiento estaba en una sola cabeza. Se evita con tres cosas simples: el código en un repositorio de la empresa, documentación que se actualiza con cada cambio y más de una persona que conoce el sistema.

Preguntas frecuentes